15 nguyên tắc quản lý email từ CEO kỳ cựu trên thế giới (P.2)

Tại phần trước của “15 nguyên tắc quản lý email từ CEO kỳ cựu trên thế giới”, chúng ta đã tìm hiểu 7 nguyên tắc của các CEO kì cựu đã giải quyết mail với số lượng khủng như thế nào. Đến với phần 2, chúng ta sẽ tiếp tục tìm hiểu 8 nguyên tắc còn lại:

  1. Jeff Bezos, CEO của Amazon chuyển tiếp các email quan trọng với chỉ một ký tự

Khi một khách hàng gửi email cho Bezos để phàn nàn về một vấn đề gì đó liên quan đến Amazon, mà điều này họ có thể làm rất dễ dàng, Bezos thường chuyển tiếp email đó cho người phụ trách liên quan, và chỉ thêm một ký tự “?”.

“Khi nhân viên Amazon nhận được một dấu chấm hỏi từ email của Bezos, họ phản ứng như thể họ vừa phát hiện một quả bom đang hẹn giờ vậy”, tờ Businessweek viết.

“Họ thường có khoảng vài tiếng đồng hồ để giải quyết vụ việc mà vị CEO vừa đưa vào tầm ngắm và chuẩn bị một bài giải trình cặn kẽ vì sao sự cố đó xảy ra, để trình cho cấp trên của họ kiểm tra trước khi trả lời cho Bezos”.

  1. Arianna Huffington, người đồng sáng lập tờ Huffington Post áp dụng “3 Không” trong email

Bà Huffington có ba quy tắc đơn giản cho email:

  • Không đọc hoặc trả lời email nửa tiếng trước khi đi ngủ
  • Không đọc email ngay khi vừa ngủ dậy
  • Không đọc email khi bà đang ở bên cạnh các con

“Lần cuối cùng mẹ tôi nổi giận với tôi trước khi bà mất là lúc bà thấy tôi đang vừa nói chuyện với các con mình vừa đọc email”, Huffington viết trong cuốn sách Vươn lên của mình. “Kết nối hời hợt với cả thế giới có thể ngăn cản chúng ta kết nối sâu sắc với những người gần gũi ta nhất – và ngay cả với chính bản thân mình”.

  1. Chad Dickerson, CEO của Etsy có một hệ thống để ghi nhớ các mối quan hệ

Vị CEO của Etsy nói với tờ Fast Company rằng bất cứ thứ gì cũng cần một hệ thống để quản lý.

Ví dụ, mỗi khi gặp một người mới, ông lưu thông tin liên lạc của họ cùng với những ghi chép về thời điểm họ gặp mặt và những điều họ đã trao đổi. Với cách này, mỗi khi ông gửi email cho một người nào đó mới gặp, ông có thể nhắc lại cuộc gặp của họ trước khi tiếp tục các vấn đề khác.

  1. Kara Goldin, nhà sáng lập và CEO của Hint Water dậy sớm để kiểm tra email

Goldin xem thời gian buổi sáng sớm là một phần quan trọng trong ngày làm việc và dành trọn những giờ đầu tiên của một ngày cho việc kiểm tra email và sắp xếp lịch làm việc.

Cô nói cô mở email ngay khi ngủ dậy lúc 5g30 sáng vì “việc này giúp tôi biết rõ mình phải làm gì trong suốt 12 tiếng còn lại của ngày và những gì tôi cần phải ưu tiên khi tôi đến văn phòng”.

  1. Ryan Holmes, nhà sáng lập và CEO của Hootsuite tuyên bố “phá sản” email

Khi bị quá tải trầm trọng với inbox của mình, Holes tuyên bố “phá sản email” và xóa hết tất cả mọi thứ trong inbox để “làm lại từ đầu”.

Anh nói rằng điều này chỉ nên làm một lần trong vài năm, và người thực hiện nên thêm một dòng giải thích vào phần chữ ký của mình sau khi xóa tất cả các email chưa đọc. Có thể là một đoạn ngắn như thế này: “Rất xin lỗi nến tôi chưa trả lời email trước của bạn. Để trở thành người giao tiếp tốt hơn, tôi đã khai báo phá sản email của mình”, anh chia sẻ.

  1. Eric Schmidt, chủ tịch của Alphabet (trước đây là Google)

Trong cuốn sách Google làm việc ra sao của mình, cựu CEO của Google viết: “Hầu hết những người giỏi nhất – và bận rộn nhất – phản hồi email rất nhanh chóng, không chỉ với một vài người mà với tất cả mọi người”.

Ngay cả khi câu trả lời chỉ là “Đã hiểu”, Schmidt cho rằng phản hồi nhanh chóng tạo ra một môi trường giao tiếp năng động và một văn hóa tích cực.

  1. Randi Zuckerberg, nhà sáng lập Zuckerberg Media “bấm nút tạm ngừng” email

Zuckerberg trả lời Marie Claire rằng cô có hai nguyên tắc quan trọng trong quản lý email:

  • Đợi ít nhất 20 phút sau khi ngủ dậy rồi mới bắt đầu đọc email.
  • Hoãn lại việc gửi email khi đang cảm thấy quá xúc động.

“Bạn sẽ thở phào nhẹ nhõm rằng mình đã không gửi một email trong lúc đang quá xúc động ngay sau khi bạn đọc lại những gì mình đã viết”, cô nói.

  1. Lars Dalgaard, nhà quản lý từ công ty đầu tư mạo hiểm Andreessen Horowitz, không cho phép nhân viên phàn nàn qua email

Trong một phỏng vấn với tờ New York Times, Dalgaard nói rằng nếu một nhân viên gửi email cho ông phàn nàn về một đồng nghiệp, ông thêm người đang bị phàn nàn vào trong email trả lời và viết “Hi, Kim, có vẻ như Carl đang có vài vấn đề anh ấy muốn trao đổi với cô. Tôi rất muốn hai bạn gặp nhau và giải quyết xong vấn đề”.

Dalgaard chia sẻ phương pháp này truyền tải một thông điệp rằng gặp mặt và giải quyết các vấn đề mâu thuẫn là cực kỳ quan trọng trong môi trường làm việc giữa các đồng nghiệp.

“Khi bạn nhìn vào mắt ai đó, bạn sẽ không thể cư xử quá thô lỗ. Bạn phải suy nghĩ để hành động hợp lý”, ông giải thích. Ông cho rằng khi việc trao đổi trực tiếp trở thành thói quen trong cuộc sống, nó trở thành phần thú vị nhất. “Trong thực tế, tôi chủ động tìm những cơ hội như vậy, vì đó là nơi tôi có thể đóng góp nhiều nhất. Nếu bạn có thể làm cho những người bảo thủ trong tổ chức nói chuyện được với nhau, khi đó bạn đã có được sức ảnh hưởng lớn đến tổ chức của mình”.

Theo Doanhnhansaigon