15 nguyên tắc quản lý email từ CEO kỳ cựu trên thế giới (P.1)

Khi bạn nhận được khoảng 150 email công việc hằng ngày, inbox của bạn nhanh chóng trở thành một trong những nguyên nhân chính khiến bạn căng thẳng, mệt mỏi.

Vậy làm sao những người bận rộn kiểm soát được “quái vật” inbox của họ? Chúng ta hãy tìm hiểu cách mà Tim Cook, Bill Gates hay những CEO khác kiểm soát vấn đề này và tìm ra một cách xử lý email phù hợp với chính mình:

  1. Tim Cook, CEO của Apple, đọc hầu hết hơn 700 email hằng ngày

Ông dậy lúc 3g45 để bắt đầu một ngày mới thuận lợi hơn, nhất là với email. Ông cho biết hằng ngày thường nhận được từ 700 đến 800 email, “và tôi đọc hầu hết số đó… mỗi ngày. Tôi mắc bệnh tham công tiếc việc”.

  1. Ivanka Trump đi tìm “máy sản xuất email”

“Cũng giống như những điều khác trong cuộc sống, bạn phải kiểm soát inbox của mình, nếu không nó sẽ kiểm soát bạn”, người kế nhiệm tương lai Trump Organization và lãnh đạo của thương hiệu thời trang Ivanka Trump viết trên tờ Fortune.

Một phương pháp cô sử dụng để kiểm soát email là “giải quyết tận gốc vấn đề”: Định kỳ rà soát inbox để tìm những người thường xuyên gửi email cho cô, đặc biệt với những người thường gửi “email dài, nhiều nội dung mà thực ra nên được thảo luận trực tiếp hơn là qua email”, và sắp xếp lịch hẹn hằng tuần với họ để giải quyết các vấn đề vướng mắc.

Dần dần, những người này chỉ có thể email cho Trump khi có một vấn đề gì khẩn cấp. “Tôi phát hiện ra rằng một nhóm nhỏ những “máy sản xuất email” như vậy góp phần khá lớn trong sự quá tải email của mình”, cô nói.

  1. Jeff Weiner, CEO của LinkedIn gửi ít email để nhận về ít email hơn

Theo Weiner, quy tắc vàng trong quản lý email là: nếu bạn muốn nhận được ít email hơn, hãy gửi ít email hơn.

Anh viết trên LinkedIn rằng mình nhận ra quy tắc này khi còn làm ở công ty trước đây, sau khi hai đồng nghiệp thích-trao-đổi-email rời công ty, inbox của anh đã giảm gần 30% số lượng.

“Hóa ra, không chỉ email đến mới làm inbox của tôi đầy tràn, chính những email phản hồi của tôi và những người tôi thêm vào danh sách nhận mail, rồi họ trả lời…. và cứ thế số lượng email nhân lên”, Weiner viết.

Anh tiếp tục: “Sau khi nhận ra được những gì đang diễn ra, tôi quyết định tiến hành một thí nghiệm: tôi sẽ không viết email trừ khi thật sự hết sức cần thiết. Kết quả: số lượng email giảm đáng kể và inbox trở nên dễ kiểm soát hơn nhiều. Từ đó, tôi đã cố gắng để giữ vững quy tắc này”.

  1. Tony Hsieh, CEO của Zappos thuê một đội “ninja” toàn thời gian để giải quyết

Trong một bài viết ấn tượng trên Quora về thói quen sử dụng email của các CEO, Michael Chen, một nhà báo đã từng phỏng vấn Hsieh, viết rằng vị CEO của Zappos có một đội ngũ bốn đến năm nhân viên giải quyết email toàn thời gian.

“Tên gọi đùa trong văn phòng dành cho đội này là ninja email”, Chen nói.

  1. Katia Beauchamp, nhà đồng sáng lập Birchbox, yêu cầu nhân viên ghi rõ thời hạn trả lời email

Người sáng lập và CEO của Birchbox nói với tờ báo điện tử Lifehacker rằng cô rất cương quyết yêu cầu mọi người trong công ty phải chỉ rõ thời hạn họ cần nhận phản hồi trong tất cả mọi email họ gửi đi. Đó là một trong những cách cô tiết kiệm thời gian hữu hiệu nhất.

“Cách này giúp cho việc sắp xếp thứ tự ưu tiên nhanh chóng hơn rất nhiều”, cô nói.

  1. Jonathan M. Tisch, nhà quản lý tại Loews không bao giờ bắt đầu email với từ “Tôi”

“Sếp của tôi đã từng nói với tôi rằng khi viết một bức thư – và trong thời đại bây giờ là email – đừng bao giờ bắt đầu một đoạn với từ “Tôi”, bởi vì điều đó lập tức gửi đi một thông điệp rằng anh nghĩ mình quan trọng hơn người mình đang giao tiếp” – Tisch nói với Adam Bryant (New York Times).

Ông nói rằng khi bạn phải suy nghĩ về việc làm cách nào bắt đầu một câu mà không đề cập bản thân và những điều mình muốn trước tiên, điều đó sẽ giúp bạn trở thành một người giao tiếp tốt hơn và cân nhắc kỹ lưỡng hơn những vấn đề mình muốn giải quyết.

  1. Bill Gates, nhà đồng sáng lập Microsoft cảm thấy có phúc khi giờ đây ông có quá ít email để mà căng thẳng

Gates cho biết hiện tại ông chỉ nhận được từ 40 đến 50 email mỗi ngày. “Cho nên tôi trả lời một số, rồi làm tiếp một ít nữa vào buổi tối. Chỉ cần tôi nhớ quay lại trả lời hết những email nào chưa trả lời là ổn”, ông nói.

Theo Doanhnhansaigon